Tenir à jour les registres fournisseurs

Compétences que vous développerez

• Comprendre le rôle d’un registre des comptes fournisseurs.
• Créer une fiche ou un tableau pour chaque fournisseur.
• Enregistrer les factures, les avoirs, les paiements et les autres mouvements qui affectent le solde.
• Calculer le solde restant dû pour chaque fournisseur.
• Retrouver rapidement l’historique des transactions d’un fournisseur.
• Identifier les écarts ou les informations manquantes dans le registre.

Pourquoi un registre fournisseurs est-il important ?

Une entreprise peut travailler avec de nombreux fournisseurs. Lorsque les informations relatives aux factures et aux différents mouvements sont dispersées dans plusieurs documents ou messages, il devient difficile de déterminer avec précision le montant réellement dû.

Le registre des comptes fournisseurs constitue un point central où les mouvements liés à chaque fournisseur peuvent être organisés et suivis.

Il permet de passer de la simple affirmation « Je pense que nous lui devons cette somme » à une information vérifiable : « Voici ce que nous devons et voici comment ce montant a été déterminé. »

Que doit contenir un registre fournisseurs ?

Un registre n’a pas besoin d’être complexe pour être utile. Il doit surtout contenir les informations nécessaires pour identifier les mouvements et calculer le solde.

Par exemple, le tableau peut comporter :

• La date de la transaction
• Le numéro ou la référence du document
• La description de la transaction
• Le montant de la facture ou toute autre somme due
• Le montant des avoirs ou ajustements, le cas échéant
• Le montant payé
• Le solde restant dû

Créer une fiche pour chaque fournisseur

Lorsqu’une entreprise travaille avec plusieurs fournisseurs, il est plus facile de séparer l’historique de chacun plutôt que de mélanger toutes les informations dans une seule liste dépourvue de structure.

Une fiche fournisseur peut commencer par ses informations d’identification, puis présenter l’ensemble des mouvements enregistrés sur son compte.

• Le nom du fournisseur
• Les coordonnées ou autres références utiles
• La date de début du suivi
• Le solde initial, le cas échéant
• La liste de tous les mouvements
• Le solde actuel

Enregistrer les mouvements au fur et à mesure

Chaque fois qu’un nouveau mouvement affecte le compte d’un fournisseur, les informations correspondantes doivent être enregistrées dans le registre.

Par exemple, une nouvelle facture augmente le montant dû par l’entreprise. Un paiement diminue ce montant. Un avoir ou un retour de marchandises peut également réduire le solde.

Lorsque les mouvements sont enregistrés au fur et à mesure, il devient plus facile de reconstituer l’historique du compte fournisseur.

Comment calculer le solde restant dû ?

Le solde restant dû représente le montant que l’entreprise n’a pas encore réglé à un fournisseur.

Par exemple, si une entreprise a enregistré 100 000 gourdes de factures pour un fournisseur et qu’elle a déjà payé 60 000 gourdes, le solde restant dû est de 40 000 gourdes, avant la prise en compte de tout autre avoir ou ajustement.

Ce solde doit correspondre à la situation réelle du compte fournisseur.

Lire l’historique d’un compte fournisseur

Un registre correctement tenu ne doit pas seulement permettre de connaître le solde actuel. Il doit également permettre de comprendre les mouvements qui ont conduit à ce solde.

Si un fournisseur demande pourquoi l’entreprise présente un solde de 45 000 gourdes, vous devez être en mesure de retrouver les factures, les paiements et les autres mouvements qui permettent d’expliquer ce montant.

• Quelles factures ont été enregistrées ?
• Quels montants ont été payés ?
• Des avoirs ou des ajustements ont-ils été enregistrés ?
• Quel est le solde restant dû ?

Les erreurs qui rendent les soldes peu fiables

• Ne pas enregistrer une nouvelle facture.
• Enregistrer deux fois le même paiement.
• Affecter un paiement au mauvais fournisseur.
• Ne pas enregistrer un avoir ou un ajustement qui a été effectué.
• Modifier directement le solde sans conserver de trace de la modification.
• Mélanger les comptes de plusieurs fournisseurs dans un même registre sans identification claire.

Déterminer le montant restant dû par l’entreprise

Prenons l’exemple d’un fournisseur appelé ABC Distribution.

Au cours du mois, l’entreprise enregistre :

• Facture 001 — 50 000 gourdes
• Facture 002 — 30 000 gourdes
• Paiement — 40 000 gourdes
• Avoir — 5 000 gourdes

Le total des dettes enregistrées s’élève à 80 000 gourdes. Après le paiement de 40 000 gourdes, puis la prise en compte de l’avoir de 5 000 gourdes, le solde restant dû est :

Le registre doit donc présenter un solde restant dû de 35 000 gourdes pour ce fournisseur, en l’absence de tout autre mouvement.

Que peut-on faire avec un registre fournisseurs ?

Lorsque les registres sont correctement tenus, les informations qu’ils contiennent peuvent contribuer à de meilleures décisions de gestion.

• Connaître le montant total des dettes de l’entreprise envers ses fournisseurs.
• Connaître le solde de chaque fournisseur.
• Retrouver rapidement l’historique d’un fournisseur.
• Identifier les comptes nécessitant une correction ou une vérification.
• Préparer les informations nécessaires aux contrôles ou aux rapports internes.