Enregistrement des paiements

Les compétences que vous développerez

• Préparer un paiement à partir des informations nécessaires à la transaction.
• Choisir un moyen de paiement adapté à la situation.
• Vérifier les informations relatives au paiement avant d'exécuter la transaction.
• Conserver une preuve attestant que le paiement a bien été effectué.
• Mettre à jour le statut de la facture après le paiement.
• Éviter toute confusion entre les factures payées, partiellement payées et impayées.

Tout paiement doit laisser une trace

Effectuer un paiement ne consiste pas uniquement à remettre de l'argent à un fournisseur. L'entreprise doit pouvoir démontrer ultérieurement quel paiement a été effectué, à quelle date, pour quelle facture et pour quel montant.

C'est pourquoi chaque paiement doit suivre un processus clair : préparation, exécution, conservation des justificatifs et enregistrement.

Les différents moyens de paiement

Une entreprise peut utiliser différents moyens pour régler ses fournisseurs. Quel que soit le moyen utilisé, il doit permettre de conserver une preuve de la transaction.

Espèces

Lorsqu'un paiement est effectué en espèces, il est important de disposer d'un reçu ou d'un autre justificatif indiquant le montant, la date ainsi que l'identité de la personne ou du fournisseur ayant reçu le paiement.

Virement bancaire

Le justificatif du virement permet notamment de conserver la date, le montant et les informations relatives à la transaction.

Chèque

Le numéro du chèque, sa date et son montant constituent des éléments utiles pour assurer le suivi du paiement.

Paiement mobile

La confirmation de la transaction doit être conservée afin de justifier le montant, la date du paiement et les autres références disponibles.

Préparer le paiement avant son exécution

Un paiement correctement préparé permet de réduire les risques d'erreur, notamment lors de la saisie du montant ou des informations relatives au bénéficiaire.

Avant d'effectuer le paiement, vérifiez :

• Le nom du fournisseur
• Le numéro ou la référence de la facture
• Le montant à payer
• Les informations relatives au bénéficiaire
• Le moyen de paiement à utiliser
• La date du paiement

Lorsque le paiement nécessite une autorisation

Dans certaines entreprises, la personne qui prépare le paiement n'est pas celle qui l'autorise. Cette séparation des responsabilités contribue à réduire les risques d'erreur et d'utilisation non autorisée des fonds.

Lorsqu'une autorisation est requise, le paiement doit être soumis à la personne compétente afin d'être vérifié et validé conformément aux règles établies par l'entreprise.

• Préparer les informations relatives au paiement.
• Soumettre le paiement pour autorisation.
• La personne responsable vérifie et valide le paiement.
• Exécuter la transaction.
• Conserver, si nécessaire, la preuve de l'autorisation.

Conserver la preuve du paiement

Une fois le paiement effectué, le justificatif doit être conservé avec les documents permettant de comprendre et de retracer la transaction.

Le dossier peut notamment contenir :

• La facture du fournisseur
• La preuve du paiement
• La référence de la transaction
• La date et le montant du paiement
• Le document d'autorisation, le cas échéant

Mettre à jour le statut de la facture

Une fois le paiement effectué, le processus n'est pas terminé. Les informations relatives au paiement doivent être enregistrées dans le registre ou le système utilisé par l'entreprise.

Une facture peut avoir différents statuts. Par exemple :

• Impayée — aucun paiement n'a encore été effectué.
• Partiellement payée — une partie du montant a déjà été réglée.
• Payée — la totalité du montant dû a été réglée.

Des informations telles que la date du paiement, le montant réglé et la référence de la transaction peuvent également être ajoutées au dossier.

Les erreurs à éviter après un paiement

• Effectuer un paiement sans en conserver le justificatif.
• Omettre d'enregistrer la référence de la transaction.
• Indiquer qu'une facture est « payée » sans vérifier que la totalité du montant a effectivement été réglée.
• Enregistrer le paiement sur la mauvaise facture.
• Conserver les preuves de paiement sans système de classement permettant de les retrouver facilement.

Une facture réglée par virement

Une entreprise doit régler à un fournisseur une facture d'un montant total de 75 000 gourdes.

Le responsable prépare le virement, vérifie les informations relatives au bénéficiaire, saisit le montant de 75 000 gourdes, puis exécute la transaction.

Après la transaction, il conserve la confirmation du virement et enregistre les informations suivantes dans le dossier de la facture :

• La date du paiement
• Montant : 75 000 gourdes
• Moyen de paiement : virement
• La référence de la transaction
• Statut : Payée