Suivi des échéances de paiement

Les compétences que vous allez développer

• Comprendre les différentes conditions de paiement qu’un fournisseur peut proposer.
• Déterminer la date d’échéance d’une facture à partir de sa date de référence et des conditions de paiement.
• Distinguer une facture dont l’échéance n’est pas encore atteinte d’une facture arrivée à échéance ou en retard.
• Organiser les factures dans un tableau afin de suivre les paiements à venir.
• Établir des priorités de paiement lorsque les liquidités disponibles sont limitées.

Une facture ne doit pas toujours être payée immédiatement

Lorsqu’un fournisseur accorde à une entreprise des conditions de paiement, celles-ci déterminent le délai dont dispose l’entreprise avant de devoir régler la facture.

Une bonne gestion des comptes fournisseurs ne consiste donc pas uniquement à connaître les montants dus par l’entreprise. Il est également essentiel de savoir quand chaque montant doit être payé.

Lorsque les échéances sont correctement organisées, l’entreprise peut mieux anticiper ses besoins de trésorerie, réduire les risques d’oubli et planifier plus efficacement ses paiements.

Comprendre les conditions de paiement

Les conditions de paiement correspondent aux règles ou aux délais convenus entre le fournisseur et l’entreprise pour le règlement d’une facture.

Paiement immédiat

La facture doit être réglée immédiatement ou dans un délai très court, selon les conditions convenues entre les parties.

Paiement à 30 jours

Le fournisseur accorde un délai de 30 jours à compter de la date de référence prévue dans les conditions de paiement.

Paiement à 60 jours

L’entreprise dispose d’un délai de 60 jours avant que le paiement ne devienne exigible, conformément aux conditions convenues.

Comment déterminer la date d’échéance ?

Pour déterminer la date d’échéance d’une facture, vous devez connaître la date de référence ainsi que le délai prévu par les conditions de paiement.

Une fois déterminée, la date d’échéance doit être clairement enregistrée dans le système ou le tableau utilisé par l’entreprise pour assurer le suivi des factures.

Cette organisation permet à la personne responsable des paiements d’identifier rapidement les factures qui nécessitent une attention particulière.

Préparer un tableau de suivi des paiements

Un tableau de suivi simple permet à l’entreprise de visualiser les factures à payer et leurs échéances sans devoir rechercher les informations dans plusieurs documents.

Le tableau peut notamment comporter les colonnes suivantes :

• Nom du fournisseur
• Numéro de facture
• Montant de la facture
• Date de la facture
• Conditions de paiement
• Date d’échéance
• Statut du paiement

Lorsque les liquidités disponibles sont insuffisantes

Il arrive que plusieurs factures arrivent à échéance à peu près au même moment alors que l’entreprise ne dispose pas de suffisamment de liquidités pour les régler toutes.

Dans ce cas, la personne responsable doit analyser les échéances et les engagements de l’entreprise afin d’établir des priorités plutôt que d’effectuer les paiements au hasard.

• Les factures dont l’échéance est déjà atteinte.
• Les factures dont l’échéance est imminente.
• Les paiements essentiels au maintien de l’approvisionnement en biens ou services.
• Les engagements dont le non-respect peut entraîner des conséquences pour l’entreprise.

Les erreurs susceptibles d’entraîner des retards

• Ne pas noter la date d’échéance d’une facture.
• Supposer que toutes les factures sont soumises aux mêmes conditions de paiement.
• Attendre le dernier jour pour préparer le paiement.
• Ne pas ajouter les nouvelles factures au tableau de suivi.
• Régler une facture non urgente alors qu’une autre facture arrive à échéance plus rapidement.

Lorsque trois paiements arrivent à échéance la même semaine

Une entreprise a trois factures en attente de paiement :

• Facture A — 25 000 gourdes — échéance : 3 septembre.
• Facture B — 40 000 gourdes — échéance : 8 septembre.
• Facture C — 15 000 gourdes — échéance : 15 septembre.

L’entreprise dispose actuellement de seulement 40 000 gourdes qu’elle peut consacrer aux paiements.

La personne responsable doit examiner les échéances et les autres facteurs importants avant de décider de l’ordre des paiements. Le montant de chaque facture ne constitue donc pas le seul élément à prendre en compte.