Contrôle croisé des documents

Les compétences à maîtriser

Dans cette étape, vous allez apprendre à :

• Comprendre le rôle du bon de commande, du bon de livraison et de la facture.
• Comparer les informations figurant sur les trois documents.
• Identifier les écarts concernant les produits, les quantités, les prix ou les références.
• Vérifier que les produits facturés correspondent aux produits réellement reçus.
• Déterminer si une facture peut être validée, nécessite une vérification supplémentaire ou doit être contestée.

Pourquoi faut-il comparer les documents ?

Lorsqu'une entreprise reçoit une facture fournisseur, elle ne doit pas simplement vérifier le montant à payer. Elle doit également s'assurer que les produits facturés ont réellement été commandés et reçus.

Le contrôle croisé permet donc de comparer les informations présentes sur plusieurs documents avant de procéder au paiement.

Les trois documents principaux

1. Le bon de commande

Le bon de commande indique ce que l'entreprise a demandé au fournisseur. Il contient notamment les produits, les quantités, les références et les conditions convenues.

2. Le bon de livraison

Le bon de livraison permet de vérifier ce que le fournisseur a effectivement livré à l'entreprise.

3. La facture

La facture indique ce que le fournisseur demande à l'entreprise de payer. Elle présente les produits facturés, les quantités, les prix et le montant total.

Que vérifier dans chaque document ?

Le contrôle croisé consiste à comparer les informations importantes présentes dans les différents documents.

• Le nom du fournisseur.
• Le numéro du bon de commande.
• La description ou la référence des produits.
• Les quantités.
• Les prix et les conditions convenues.
• La date de livraison.
• Le numéro de facture.
• Le montant total de la facture.

Comment effectuer un contrôle croisé ?

Pour effectuer correctement le contrôle, suivez une méthode simple et organisée.

1. Retrouver le bon de commande.
2. Retrouver le bon de livraison.
3. Retrouver la facture fournisseur.
4. Comparer les produits et leurs références.
5. Comparer les quantités commandées et reçues.
6. Comparer les quantités reçues et facturées.
7. Vérifier les prix et les conditions convenues.
8. Vérifier le montant total de la facture.
9. Si toutes les informations correspondent, poursuivre la validation.
10. En cas d'écart, suspendre la validation et rechercher l'origine de la différence.

Les écarts à savoir détecter

Un contrôle efficace permet de détecter plusieurs types d'écarts avant qu'une facture ne soit payée.

• 20 produits commandés mais seulement 18 reçus.
• Un prix facturé différent du prix convenu.
• Un produit facturé qui ne figure pas sur le bon de livraison.
• Une référence de produit différente.
• Le risque de recevoir ou de payer une facture en double.

Lorsque les quantités ne correspondent pas

Une entreprise commande 30 cartons auprès d'un fournisseur.

Le bon de livraison indique que seulement 28 cartons ont été reçus.

Pourtant, la facture du fournisseur indique 30 cartons.

Dans cette situation, la facture ne doit pas être validée immédiatement. Il faut d'abord clarifier la raison pour laquelle deux cartons ne figurent pas parmi les produits reçus.