Réception et vérification des factures

Les compétences que vous allez développer

• Expliquer ce qu’est une facture fournisseur et comprendre son rôle dans l’entreprise.
• Identifier les principales informations qui doivent figurer sur une facture.
• Vérifier le fournisseur, le numéro de facture, la date, les quantités, les prix et le montant total.
• Repérer les erreurs, les informations manquantes ou les éventuels doublons.
• Déterminer si une facture peut être validée, si elle nécessite une vérification supplémentaire ou si elle doit être contestée.

Pourquoi la vérification des factures est-elle importante ?

Lorsqu’une entreprise reçoit une facture, celle-ci ne doit pas être automatiquement considérée comme prête à être payée. Une vérification préalable permet de s’assurer que les informations présentées correspondent réellement à la transaction effectuée.

Une facture comportant une erreur peut entraîner un paiement excessif, le paiement de marchandises non reçues ou encore le règlement d’une même facture à plusieurs reprises.

Qu’est-ce qu’une facture fournisseur ?

Une facture fournisseur est un document transmis par un fournisseur à une entreprise afin de présenter les biens ou les services fournis ainsi que le montant correspondant à payer.

Elle constitue un document essentiel pour assurer le suivi des sommes dues aux fournisseurs et pour contrôler les transactions réalisées par l’entreprise.

Quelles informations faut-il vérifier sur une facture ?

Pour effectuer un contrôle efficace, il est important d’identifier les principales informations figurant sur la facture.

• Le nom ou l’identification du fournisseur
• Le numéro de la facture
• La date de la facture
• La description des produits ou services
• Les quantités facturées
• Les prix unitaires et les montants totaux
• Les conditions et la date limite de paiement

Ces informations permettent à l’entreprise de comprendre la nature de la transaction et de vérifier l’exactitude des montants facturés.

Quelles sont les principales étapes de vérification ?

Lorsqu’une nouvelle facture est reçue, l’entreprise peut suivre une procédure simple afin de réduire les risques d’erreur avant sa validation.

1. Réceptionner la facture et identifier le fournisseur.
2. Vérifier le numéro et la date de la facture.
3. Examiner les produits ou services facturés.
4. Comparer les quantités facturées avec les quantités commandées ou effectivement reçues.
5. Vérifier les prix unitaires et le montant total.
6. Examiner les conditions et la date limite de paiement.
7. Vérifier que la facture n’a pas déjà été enregistrée ou réglée.
8. Décider si la facture peut être validée, si une correction est nécessaire ou si elle doit être mise en litige.

Quelles erreurs faut-il éviter ?

• Payer une facture sans avoir effectué les vérifications nécessaires.
• Négliger le numéro de facture et le risque de doublon.
• Payer une quantité de produits supérieure à celle effectivement reçue.
• Ne pas vérifier si la facture a déjà été réglée.
• Ne pas conserver les documents nécessaires au contrôle de la transaction.

Lorsqu’une facture ne correspond pas à la livraison

Un magasin reçoit une facture de 1 200 $ de la part d’un fournisseur.

La facture indique 20 cartons de produits. Cependant, après vérification du bon de livraison, le responsable constate que seulement 18 cartons ont effectivement été reçus.

Dans cette situation, le magasin ne devrait pas valider immédiatement la facture pour paiement. La différence doit d’abord être vérifiée et clarifiée avec le fournisseur.